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如何编写会议日程

     
2021-6-16 11:17:00|来源:|52 ℃

一场有条理的会议需要一个成功的会议日程表。很多没有参照日程表的会议又长又低效。而详细的、灵活的日程表则能突出条理和重点,在最短时间内达成会议目标。你可以参照模版或者自己写,详情请看下文。

方法简单介绍1编写日程

从头开始写日程

1定标题。

无论是优美的文学作品还是枯燥的表单,都需要有标题,会议日程也不例外。标题需要传达两个信息:这是一份会议日程;会议主题是什么。把标题写在空白文档的最上方。标题无需辞藻华丽或用词复杂,因为是商务应用文,追求简单明了。 别使用花哨或太大的字体。一般情况下,英文字体用最标准的Times New Roman或者Calibri,中文字体可以用雅黑、宋体等默认字体。标题字号和正文部分一致,或略大。记住:标题的目的在于传达会议主题,而不是逗乐或转移读者注意力。

2表头部分包括人员、地点、时间。

标题下方是表头,其具体程度与会议的正式性一致。表头内容和会议主题无关,只是客观信息,标明会议人员、地点、时间。以下是可以选择的内容,记得要分点(可以用粗体): 日期和时间。可以放一块或分开写。
地点。若有多个地点,要写清楚具体地址;若只有一个地点,只需标明会议室(比如:3号会议厅)。
参会人员。姓名前通常不需要带职位。
特别嘉宾。包括领导、汇报人、特邀嘉宾等。

3简要陈述会议目标。

没有目标的会议等于浪费时间。表头下空一行,写“目标”,大写或加下划线,后面加冒号或换行符。用1-4句话简要描述会议的讨论重点。 例:预算会议的会议目标可以这样写:“目标:罗列出2014-2015年的关键预算目标,并讨论长期缩减开支的办法。研发部主任马尔克斯·费得曼还将就近期的竞争力研究做一个汇报。”
你也可以参考以前写的会议概要或执行概要。会议目标中只需概括性地指出会议中的讨论重点,不需要详细说明。

4写日程,列出会议的各要点。

会议经常一不小心就超过了预计时间,而清楚的日程安排有助于控制会议时间。会议目标下空一行,写“日程安排”,粗体或加下划线,然后罗列若干讨论话题。每个条目独立一行。 写清楚每个条目的预计讨论时间。可以用“从几点到几点”这种格式,也可以用“持续多少时间”这种格式。选择其中一种,格式要统一,否则有失专业性。

5为特邀嘉宾安排时间。

如果有特邀嘉宾参加会议,要给他们分配好时间。一个嘉宾列一个条目,不管他有几个话题。这样的话,每个嘉宾能根据分配的时间调整讲话内容。 最好提前联系与会嘉宾,询问他们大概需要多少发言时间。这样能避免会议中出现时间安排问题。

6会议末留出问答时间。

在问答时间中,参会人可以提出困惑、给出个人意见和评论,还能为未来的会议提建议。可以在日程表最后标出问答时间,也可以不做书面安排,到时候口头提出来。 若参会人员没有问题,可以早点结束会议。早点散会让很多人高兴。

7日程中可以但不必须包含讨论主题的提纲。

时间安排是会议日程的中心,用来引导讨论。不过,额外的讨论话题提纲也能带来帮助。它可以提醒参会者哪些话题是重点,巩固对这些要点的记忆。下面是话题提纲的范例(详情可参考如何写提纲这篇文章): 一、重点预算问题1. 员工出差预算 2. 代理经销预算争取更好的代理

3. 宣传预算

二、增加盈利的办法1. 可选服务给客户提供选择;征求反馈

2. 移动科技再投资

……依此类推。

8发放会议日程前要检查错误。

有些参会人员很依赖会议日程,所以发放前要确保日程的完整性和准确性。这不仅是礼貌,也是对参会人员的尊重,还能表现你关注细节。 另外,排查错误还能为你节省时间,不让你丢面子。

使用会议日程模版

1使用文字处理软件自带的模版。

很多文字处理器,如Microsoft Office,Pages,提供各种模版,应该会有会议日程模版。使用模版极大地提高了编写效率。模版不仅有条理而且美观,你只需要把相关内容填到对应项里就可以了。 各种文字处理软件稍有不同,一般是通过顶部菜单栏来找到模版。
如果你的文字处理软件有模版功能,但没有自带会议日程模版,你可以从该软件的官网上下。比如,Microsoft Word在office.Microsoft.cc下载模版; Pages在Apple App store下载模版。

2也可以从第三方网站上下载模版。

如果软件本身不自带模版,官网上也找不到,不用担心,其他网站上可以找到好多免费的模版。你只需要用搜素引擎查找“会议日程模版”,就能搜到很多结果。不过,有些搜索结果的来源不权威,在选用时要多加注意。下面列举几个第三方网站: Save Word Templates: 这个网站提供很多适合Microsoft Word的模版。
Word Templates Online :也是一个很好的资源,不过模版种类不是特别多。
iWorkCommunity :适用于Pages,但是适合旧版本。
App Store也有很多适用于Pages的模版,但有些要收费。

3填写模版。

找到文字处理软件自带模版或从其他网站下载后,只需要填充必要信息。模版上各区域明确:姓名、时间、讨论话题、小节标题等。填好相关信息后,检查有没有错误。模版虽然便捷,但不能自动检查错误:拼写、语法或信息错误。 不要让某个部分空白。要是某个条目上写着“在此输入”,那就太不专业了。如果有些部分你不想填写,要记得把整个条目都删掉。

4按照你的需要,对模版进行微调。

虽然模版便捷,但你不必完全遵照。你可以自由地调整模版中的项目,更好地符合公司要求和个人喜好。 例:你很喜欢某个模版的样式,但是它的表头太长了,那么你可以删减多余部分,只要不破坏模版的整体结构,不对日程表产生负面影响。

方法简单介绍2具体操作建议

1重要话题优先。

安排会议日程时把最重要的话题放在最前面。第一个重要性:会议前半部分,参会人员精力比较集中,在这段时间能高效地讨论完重要话题。第二个重要性:以防会议提早结束或有些参会人员提早离会,确保他们在离开前讨论到重要话题。 会议不可能完全按照计划中进行。如果有些非关键话题在会议中没讨论到,你可以自己解决或留到下次会议。不过,要是重要话题没讨论到,则未能达成会议目标,这样的会议是失败的。把最重要的话题放在最前面就能避免这种问题。

2大体遵照会议日程,但也要随机应变。

会议中可能出现的一个严重问题就是超时。员工普遍讨厌会议超时——这也可以理解,会议太长太无聊,占用工作时间。看钟表,把握会议进度。在合适的时机礼貌地提醒:“如果想按时结束的话,我们应该进行下一个话题了。” 会议不可能完全按照计划进行,所以当某一部分超出预计时间,你应该相应地调整安排。在有限的时间内尽量全面地涵盖日程表上的内容,也要随机应变。例:某部分超时,就得缩短其他部分的时间,或删去不太重要的部分,保证按时结会。(你可以在编写日程时把某些部分标注为“可选”,这样就能更好地控制时间。)

3早点开始写日程。

日程很重要,体现出你的专业性和你对参会人员的尊重。所以要尽早开始,用足够的时间编写出高质量的会议日程。 提早写日程还能让你有时间征询反馈。把日程草稿给同事和主管看看,询问他们的意见,帮助你改正错误,添加必要的细节。如果你到会议前最后一刻才写日程,那就没时间征询反馈了。
一般的会议日程也许提前一天就能写好,但重要的会议可能要提前几周准备日程。

4开会前把日程发放给参会人员。

确保每个参加会议的人都对会议讨论话题有基本的了解。你可以打印很多份,亲自发放给他们,或者用邮件发电子版。具体如何做要依据公司文化。总之在发放前要确保日程表没有技术性错误。 根据会议的重要性,提前1-2小时发放会议日程。对于重要的会议,需要提前一天甚至更早发放。

5因为大家都很忙,你应该额外准备几份日程表备用,以防有人忘带。

注意事项
提高会议效率的好工具“OARR”:目标(Objective)、日程(Agenda)、角色和责任(Roles& Responsibility)。首先,会议必须具备目标。如果只是为了传达信息,那就别浪费时间开会了。发通知就可以了。目标应该明确,如:确定团队的季度目标。日程是指为了达成会议目标需要讨论的话题,每个话题都要设定讨论时间。如:1. 回顾上季度目标(15分钟)。2. 共同商议本季度目标(20分钟)。3. 精选五个主要目标(10分钟)。角色和责任:会议领导者、记录者、总结行动方案者等。
最好设定一个期限,在这个期限内大家可以对日程提出修改意见。接受补充性意见或其他新意见。
如果某人因事缺席会议,可以在日程顶部加一块“提前致歉”,写在其他地方或当场提及也可以。
如果公司对会议日程格式有专门要求,应该按照该要求来定模版。按章行事很重要。

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